Udviklingen indenfor elektronisk handel, også kaldet e-commerce, er gået stærk de seneste år, og det har gjort, at mange virksomheder ikke har haft mulighed for at følge udviklingen med deres interne systemer. Derfor er der stadig mange, som ikke har opdaterede systemer indenfor expense software, og derfor bliver sat bagefter.

Expense software dækker over et system, som kan håndtere alle virksomhedens elektroniske regninger og kreditkort betalinger på en hurtig og let måde. Som regel er det en webbaseret løsning, således at den kan tilgås fra alle computeren, som er tilkoblet nettet. På den måde kan man tilgå sine regninger og betalinger til enhver tid og sted. Samtidig gør et expense software det muligt at sende en rapport til nærmeste chef eller manager, hvor alle ens relevante udgifter er placeret i. Man behøver altså ikke sidde og rode med lange regneark eller lignende, når man måned efter måned skal reporterer ens forbrug til chefen.

Mange medarbejdere har i da kørselspenge, udlægstillæg eller lignende, som også skal inkluderes i deres månedlige opgørelse, og også her kan et expense software være behjælpeligt. Systemet kan nemlig håndtere alle disse former for udgifter og beløb, så det hele kan samles i en eller flere rapporter. Det sparer medarbejderne for at bruge unødvendig tid på at lave deres udgiftsopgørelser, og den tid kan i stedet bruges på at tjene penge til deres virksomhed.

For mange virksomheder vil et expense software være den perfekte løsning, da de ikke selv skal ud og investere i store systemer, der skal installeres i hele virksomheden. I og med at det er en webbaseret løsning, kan den hurtigt inkluderes i den daglige arbejdsgang.